Język biznesowy

Jak pisać e-maile po niemiecku?

Znasz dość dobrze język, jesteś komunikatywny, nieźle Ci idzie.. ale czy wiesz na pewno, jak prawidłowo pisać listy formalne? Na samą myśl o tym, że miałbyś wystosować e-mail po niemiecku przechodzą Cię ciarki? Ok, rozumiem. Choć to wymaga znajomości słownictwa z obszaru biznesowego, raczej rzadko skupiamy się na nim ucząc się języka obcego.

To fakt, i jako lektorka ze sporym doświadczeniem in-company stwierdzam, że trzeba poznać w pierwszej kolejności język ogólny, by potem móc swoją wiedzę poszerzać o język biznesowy. Ten wpis chciałabym poświęcić sztuce pisania listów oficjalnych. Pisząc listy, mam tu na myśli w głównej mierze e-maile, ale ta wiedza jest uniwersalna – do pisania tradycyjnych listów drukowanych świetnie się nada. Ale nie zapominajmy, że w świecie biznesu rządzi internet i korespondencja elektroniczna jest póki co nie do zastąpienia.

Na swojej drodze spotkałam wielu kursantów, którzy mieli dobre podstawy, ale zgłaszali się do mnie, ponieważ potrzebowali języka do pracy. Tak się zwykle słyszy: „w pracy najczęściej rozmawiam po angielsku”, „niemiecki u mnie jest za słaby”, „mam klientów z Niemiec, ale oni niechętnie rozmawiają po angielsku”. I wtedy tworzy się potrzeba. Potrzeba zagłębienia się w słownictwo biznesowe. I dobrze! Ponieważ to tylko okazja, by dalej rozwijać swój warsztat językowy.

Od czego należy zacząć?

Warto poznać „ramy” takiego listy formalnego. Składa się on z kilku elementów:

Zwrot grzecznościowy (die Anrede)

Wprowadzenie (die Einleitung)

Rozwinięcie (der Hauptteil)

Zakończenie (der Schluss)

Forma pozdrowienia (die Grußformel).

Oczywiście pisząc e-maila, nie musimy martwić się o nagłówek listu (der E-Mail-Kopf), ponieważ program pocztowy automatycznie uzupełnia, kto jest nadawcą (der Absender). W gotowych polach wpisujemy naszego odbiorcę (der Empfänger) i temat (der Betreff). Możemy ewentualnie uzupełnić pola DW (CC), by wysłać kopie listu do dodatkowych odbiorców.

Gdybyśmy pisali taki list w tradycyjnej formie, drukowany bądź ręcznie, wówczas informacje te powinny pojawić się po lewej stronie strony (najpierw dane nadawcy, poniżej odbiorcy). Przy tradycyjnym liście musielibyśmy również pamiętać o dacie i miejscowości, a te przyjęło się stawiać w górnym prawym rogu dokumentu.

Anrede

Zwrot grzecznościowy. Generalnie o tego zaczynamy nasz e-mail. Zapisujemy go zawsze w odrębnej linii (wierszu) i albo zakańczamy go przecinkiem (wówczas nasze wprowadzenie zaczynamy małą literą) albo wykrzyknikiem (wtedy wprowadzenie od wielkiej litery). W tym miejscu, w zależności od tego, jak dobrze znamy naszego odbiorcę mamy kilka możliwości. Jeśli jest to pierwszy kontakt, lub gdy nie współpracujemy z naszym odbiorcą dość długo, lepiej stosować „bezpieczny” zwrot:
Sehr geehrter Herr.. + Nazwisko (Szanowny Panie..)
Sehr geehrte Frau.. + Nazwisko (Szanowna Pani..)

np. Sehr geehrte Frau Neumann
Zwróćcie proszę uwagę, że w języku niemieckim zawsze zwracamy się do kogoś używając nazwiska a nie imienia (jak to się zwykle stosuje u nas). Tak więc, nawet gdybyście mieli ochotę powiedzieć lub napisać „Frau Johanna” – wstrzymajcie się

Jeżeli nie wiemy dokładnie, kto jest naszym odbiorcą, wysyłając np. zapytanie ofertowe wówczas zwracamy się ogólnie:
Sehr geehrte Damen und Herren (Szanowni Państwo).

Ale nie zawsze musi być aż tak sztywno. Jeśli znamy naszego partnera biznesowego dobrze i współpraca trwa dość długo, wówczas możemy pisać bardziej personalnie:
Lieber… + imię (Drogi..)
Liebe... + imię (Droga)
Hallo…!
Guten Tag, Frau / Herr…

np.: Lieber Hans
Hallo Hans!

Einleitung

Wprowadzenie. Jak już wyżej wspomniałam, zwykle zaczynamy je małą literą, o ile nie jest to rzeczownik W tym miejscu nawiązujemy do sprawy lub rzeczy, które niejako łączą nadawcę z odbiorcą. Na przykład dziękujemy za ostatni e-mail, nawiązujemy do rozmowy telefonicznej, pytamy o samopoczucie lub o to, jak minął urlop.

Danke für Ihre letzte E-Mail. (dziękuję za Pański/Pani poprzedni e-mail)
Herzlichen Dank für Ihre Nachricht. (dziękuję za Pańską/Pani wiadomość)
Vielen Dank für Ihr Interesse / Ihren Anruf / Ihre Anfrage / Ihre Unterlagen. (Dziękuję bardzo za Państwa zainteresowanie / telefon / zapytanie / dokumenty)
Wie geht’s Ihnen? Ich hoffe, alles ist gut. (Jak się Pani/Panu/Państwu wiedzie? Mam nadzieję, że wszystko ok)
Wie war Ihr Urlaub? Hoffentlich haben Sie sich gut erholt (Jak było na urlopie? Liczę, że Pan/Pani wypoczął/a)
Ich schreibe Ihnen bezüglich… (piszę do Pana/Pani odnośnie.. ważne: bezüglich wymaga dopełnienia w dopełniaczu – Genitiv.
np. …bezüglich unseres Telefongesprächs)
Ich schreibe Ihnen im Namen von… (piszę do Pana/Pani w imieniu..)
In Bezug auf… (+ Akk, w odniesieniu do..)
Bezug nehmend auf… (odnosząc się do..)
Wie wir es telefonisch besprochen haben … (tak jak omówiliśmy to telefonicznie..)

Hauptteil

Rozwinięcie. Tu przechodzimy do sedna sprawy. Powinno być krótko i zwięźle, bo tym się charakteryzują wiadomości elektroniczne. Już dawno odeszło się od kwiecistych frazesów, a komunikacja stała się bardziej otwarta i bezpośrednia.
Zależnie od tego, jaki jest temat naszej wiadomości, możemy użyć kilku zgrabnych zwrotów, oto kilka z nich:
Ich möchte Sie fragen, ob… (chciałbym Pana/Panią zapytać, czy..)
Wir wären Ihnen dankbar, wenn… (bylibyśmy Pani/Panu wdzięczni, gdyby..)
Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass… (z przykrością informujemy, że..)
Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass… (cieszę się, mogąc Panią/Pana poinformować, że..)
Wäre es möglich… (czy byłoby możliwe…)
Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie uns ausführliche Informationen über … schicken könnten. (Cieszylibyśmy się, gdyby mogli nam Państwo przesłać dokładne informacje o..)
Ich wäre Ihnen sehr verbunden, wenn… (byłbym zobowiązany, gdyby..)
Hiermit bestätigen wir, dass… ([niniejszym] potwierdzamy, że..)

Anhang

Załącznik. Jak o nim poinformować? Tu też jest kilka opcji:
Im Anhang finden Sie… (w załączniku znajdą Państwo..)
Anbei sende ich Ihnen… (w załączniku przesyłam Państwu..)
Als Anlage / In der Anlage erhalten Sie… (w załączeniu otrzymują Państwo..)
Beiliegend schicken wir Ihnen… (w załączeniu przesyłamy Państwu..)

Schluss

Zakończenie. Nie możemy tak od razu z grubej rury i tylko „wyślij”. List formalny należy elegancko zakończyć. Niewątpliwie byłoby miło, gdybyśmy zaznaczyli, że w razie pytań służymy pomocą, lub, że zależy nam na szybkiej odpowiedzi. I znów poniżej znajdziecie kilka przykładów, które z pewnością łatwo wykorzystać w pracy.

Wenn Sie noch Fragen hätten, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. (Gdyby mieli Państwo pytania, stoję do Państwa dyspozycji)
Falls Sie noch weitere Informationen benötigen.. (Gdyby potrzebowali Państwo dalszych informacji..)
Für weitere Auskünfte kontaktieren Sie mich bitte. (Dla dalszych informacji proszę się ze mną kontaktować).
Bitte lassen Sie uns wissen / Geben Sie uns bitte Bescheid, wenn wir Ihnen weiter behilflich sein können. (Proszę dać nam znać, gdybyśmy mogli Państwu jeszcze jakoś pomóc)
Vielen Dank für Ihre Hilfe. (Dziękuję za Państwa pomoc)
Für die Hilfe in dieser Angelegenheit bin ich Ihnen sehr dankbar. (jestem bardzo wdzięczny za pomoc w tej sprawie)
Vielen Dank im Voraus. (Z góry bardzo dziękuję)
Herzlichen Dank für Ihr Verständnis. (serdecznie dziękuję za państwa wyrozumiałość)
Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören. (cieszyłbym się na Państwa szybką odpowiedź).

Grußformel und Unterschrift

Forma pozdrowienia i podpis. Nie pozostało nam nic innego, jak zakończyć i podpisać nasz e-mail. Dlatego w tym celu korzystamy z kilku form:
Mit freundlichen Grüßen (pozdrawiam; moim zdaniem opcja najbezpieczniejsza, często spotykana również jako skrót „MfG”)
Freundliche Grüße (serdeczne pozdrowienia, rzadziej stosowane)

Gdy nasz odbiorca jest nam bliżej znany, wówczas też:
Mit herzlichen Grüßen (z serdecznymi pozdrowieniami)
Mit besten Grüßen (z najlepszymi pozdrowieniami)
Herzliche Grüße (serdeczne pozdrowienia)

W niektórych poradnikach możecie prawdopodobnie natrafić także na:
Hochachtungsvoll (z poważaniem)
Mit vorzüglicher Hochachtung (z wyrazami szacunku)
Ja osobiście odradzam stosowania tych zwrotów, są one przestarzałe.

Podpisujemy się imieniem i nazwiskiem, i.. gotowe! I jak? Podobał się Wam wpis? Mam nadzieję, że uda się Wam skorzystać z niego w pracy.
Zachęcam do tego z całego serca. Nie bójcie się próbować! Druga strona powinna docenić Wasze starania